Zawiadomienie o kontroli podatkowej lub z ZUS wywołuje stres u niemal każdego przedsiębiorcy. Spokojnie – w większości przypadków kontrola kończy się bez konsekwencji, jeśli firma jest prowadzona rzetelnie.
Rodzaje kontroli
Z urzędu skarbowego:
- Czynności sprawdzające – weryfikacja deklaracji, faktur, dokumentów (najczęstsza, zazwyczaj korespondencyjna)
- Kontrola podatkowa – szczegółowe badanie ksiąg i dokumentacji
- Kontrola celno-skarbowa (KAS) – poważniejsze przypadki, bez uprzedzenia
Z ZUS:
- Kontrola płatnika składek – weryfikacja zgłoszeń, podstaw wymiaru, umów
Twoje prawa podczas kontroli
- Prawo do poinformowania pełnomocnika (biura rachunkowego) przed/podczas kontroli
- Prawo do obecności pełnomocnika przy czynnościach
- Prawo do złożenia wyjaśnień pisemnych zamiast ustnych
- Kontrola podatkowa powinna być zapowiedziana co najmniej 7 dni wcześniej (z wyjątkami: podejrzenie przestępstwa, uzasadniona obawa ukrycia dowodów)
Co przygotować zawczasu?
Zanim urzędnik pojawi się w firmie, upewnij się, że masz w porządku:
Faktury: chronologiczna ewidencja, oryginały lub wiarygodne kopie elektroniczne, pełny rejestr sprzedaży i zakupów.
Wyciągi bankowe: za cały kontrolowany okres, wszystkie konta.
Umowy: z dostawcami, zleceniobiorcami, najmu lokalu, leasingu.
Dokumentacja kadrowa: umowy o pracę/zlecenia, zgłoszenia ZUS (ZUA, ZWUA), listy płac, ewidencja czasu pracy.
Ewidencja środków trwałych: dokumenty zakupu, protokoły przyjęcia, historia amortyzacji.
Kilometrówki i ewidencja przebiegu pojazdów (jeśli rozliczasz samochód osobowy).
Czego nie robić?
1. Nie niszczyć dokumentów – nawet jeśli minął okres zobowiązania podatkowego (dokumenty należy przechowywać 5 lat + bieżący rok)
2. Nie odpowiadać ustnie bez przemyślenia – masz prawo do pisemnej odpowiedzi
3. Nie podpisywać protokołu bez przeczytania – masz prawo do wniesienia zastrzeżeń
4. Nie ignorować wezwań – każde pismo urzędowe wymaga terminowej reakcji
5. Nie utrudniać kontroli – współpraca jest obowiązkowa; utrudnianie może skutkować mandatem
Jak pomaga biuro rachunkowe?
Dobre biuro rachunkowe może być Twoim pełnomocnikiem podczas całej kontroli. Przygotuje dokumentację, odpowie na pytania kontrolera i pomoże sformułować wyjaśnienia i odwołania.
Jeśli otrzymałeś zawiadomienie o kontroli lub wezwanie do złożenia wyjaśnień – zadzwoń do nas jak najszybciej. Im wcześniej zaangażujemy się w sprawę, tym lepiej. Zapraszamy do kontaktu.