Koszt uzyskania przychodu to wydatek poniesiony w celu osiągnięcia, zabezpieczenia lub zachowania źródła przychodów. Brzmi prosto – ale granica między wydatkiem firmowym a prywatnym bywa nieuchwytna.
Podstawowa zasada
Żeby wydatek mógł być kosztem podatkowym, musi:
1. Być poniesiony przez podatnika,
2. Mieć udokumentowane powiązanie z działalnością,
3. Być definitywny (bezzwrotny),
4. Być właściwie udokumentowany (faktura, rachunek).
Co zdecydowanie jest kosztem?
Biuro i infrastruktura:
- Czynsz za lokal biurowy lub jego wydzieloną część
- Internet, telefon (w części służbowej)
- Wyposażenie: komputer, drukarka, biurko, monitor
- Materiały biurowe
Pracownicy i zleceniobiorcy:
- Wynagrodzenia + składki ZUS pracodawcy
- Szkolenia i kursy branżowe
- Podróże służbowe pracowników
Marketing i sprzedaż:
- Reklama Google, Meta, LinkedIn
- Strona internetowa, domena, hosting
- Grafika, materiały drukowane (ulotki, wizytówki)
Usługi zewnętrzne:
- Obsługa księgowa i prawna
- Usługi IT i programistyczne
- Tłumaczenia, audyty, certyfikaty
Transport:
- Leasing samochodu (w zależności od przeznaczenia)
- Paliwo do pojazdu firmowego
- Bilety, parking, przejazdy taksówką (służbowe)
Szara strefa – ostrożnie
Samochód osobowy bez ewidencji przebiegu:
Jeśli samochód nie jest zgłoszony wyłącznie do użytku służbowego (druk VAT-26), koszty eksploatacyjne można odliczyć tylko w 75%. Koszty zakupu/leasingu: 75% wartości (do 150 000 zł dla samochodów spalinowych).
Wydatki reprezentacyjne:
Kolacje z klientami, alkohol, koszyki upominkowe – NIE są kosztem podatkowym. Inaczej: reklama, gadżety z logo firmy – TAK.
Praca w domu (home office):
Można odliczyć proporcjonalną część czynszu, mediów i internetu – ale wymaga to udokumentowania proporcji powierzchni. Zaleca się ustalenie stałego procentu (np. 30% powierzchni = 30% kosztów).
Sprzęt mieszany (prywatno-służbowy):
Laptop czy tablet używany prywatnie: możesz przyjąć proporcję (np. 60% służbowe) lub prowadzić ewidencję użytkowania.
Dokumentowanie kosztów
Każdy koszt musi mieć dokument:
- Faktura VAT z NIP firmy (preferowana)
- Rachunek
- Paragon z NIP kupującego (tylko do 450 zł)
- Umowa + potwierdzenie przelewu (dla umów zlecenia)
Data dokumentu powinna odpowiadać datowi poniesienia kosztu.
Najczęstsze błędy
1. Zaliczanie do kosztów wydatków czysto prywatnych (np. zakup mebli do salonu jako „wyposażenie biura")
2. Brak faktury lub faktura bez NIP firmy
3. Zaliczanie kosztów poza rokiem podatkowym, którego dotyczą
4. Nieudokumentowane podróże służbowe
Masz wątpliwości co do konkretnego wydatku? Najlepiej zapytać zanim go ujmiesz w ewidencji, a nie po kontroli. Zapraszamy do kontaktu.